Maximal 2 Punkte je Thema

Ein Facilitator-Grundsatz lautet: Abstimmen ist eine Notlösung. Moderator*innen sind Anwälte des Dialogs und des Konsens, Begegnung ist Trumpf. Nur, wenn eine Entscheidung von so vielen Menschen getroffen werden soll oder muss, dass diese nicht direkt miteinander diskutieren und um einen Konsens ringen können, ist Abstimmung das Mittel der Wahl. In allen anderen Fällen ist Abstimmung eine Notlösung.

Im Rahmen einer Großgruppenmoderation mit (deutlich) mehr als zwanzig Menschen, ist es nicht möglich, dass jeder mit jedem Argumente austauscht. Und nicht in jedem Workshop, in dem dies zahlenmäßig möglich ist, gelingt es für jede zu treffende Entscheidung Konsens zu erreichen.

Wenn es erforderlich ist eine Abstimmung durchzuführen, kann eine „harte Abstimmung“ vorgenommen werden, das bedeutet, dass die einfache Mehrheit entscheidet. Oder es wird eine „weiche Abstimmung“ durchgeführt. Dafür stehen diverse Moderationsmethoden zur Verfügung, von Delegation über Paarvergleich bis Kooperativer Konsens und Soziokratie /Konsent (vgl. etwa Selbstorganisation und Entscheidung).

Punkten

Die klassische Entscheidungmethode der Businessmoderation ist das sogenannte Punkten. Unterschieden werden dabei die Einpunkt-Abfrage und die Mehrpunkt-Abfrage.

Einpunkt-Abfrage
Bei der Einpunktabfrage beantwortet jeder Teilnehmende eine Frage durch kleben eines Punktes, der klassische Anwendungsfall ist das „Blitzlicht“. Dieses wird in aller Regel am Anfang und am Ende einer Veranstaltung angeboten. Da es hier meist um die Mitteilung von Gefühlen geht, gibt es kein entweder oder. Wenn der|die Einzelne seinen Punkt auf einer Ratingskala, wie etwa: „Ich habe mich auf dieses Treffen gefreut: sehr – etwas – kaum“ oder „Ich fühle mich zum heutigen Thema informiert: perfekt – so lala – schlecht“ klebt, trifft er|sie damit keine Entscheidung, sondern informiert alle anderen über den eigenen, aktuellen Stand.

Mehrpunkt-Abfrage
Der Klassiker der Anwendung der Mehrpunktabfrage ist der Schritt 3 des Moderationszyklus. Hier wird die Bearbeitungsreihenfolge der zu bearbeitenden Themen festgelegt. Das geht leicht und schnell, wenn jede|r einen Punkt auf die Themen-Liste klebt. Die Teilnehmenden werden gebeten, die gewünschte Bearbeitungsreihenfolge dadurch festzulegen, dass jede|r durch Kleben von Punkten die Themen kennzeichnet, die er|sie vorrangig bearbeiten möchte. Jede|r bekommt zu diesem Zweck halb so viele Punkte, wie Themen zur Wahl stehen und wählt dann mehr als nur ein Thema. Eine „Totalablehnung“, wie es bei einer einfachen Mehrheitswahl der Fall wäre, gibt es nicht. Jede|r findet sich im Abstimmungsergebnis wieder.

Wichtig: Der Effekt der weichen Abstimmung kommt durch die Punktungsregel zustande, die da lautet: Maximal 2 Punkte je Thema.

© 2020, Josef W. Seifert, MODERATIO

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Es werde Licht

Die Welt ist eine Bühne – und die Online-Welt offenbar nochmal viel mehr. Hätte mir jemand vor einem Jahr gesagt, dass ich meinen Schreibtisch mit Kamera, Licht und Ton ausstatten muss, ich hätte es nicht für möglich gehalten. Ist jetzt aber so. Und hat ja auch viel Gutes.

Eines der wichtigsten Learnings meiner letzten Monate ist: Präsenz ist gerade im Online-Setting ein echtes Thema. Ob im virtuellen Meeting oder im Online-Event: Wie du auf andere wirkst, spielt definitiv eine Rolle. Die gute Nachricht: Du hast es großteils selbst in der Hand.

Sprache, Körpersprache und auch Stimme sind dabei wichtige Player – das ist klar. Im Online-Setting kommt noch ein ganz entscheidender Faktor dazu: die Inszenierung Deines Videobildes.

Da ich in den letzten Monaten ganz oft vor die Web-Kamera musste, habe ich mich mit diesem Thema mal intensiv auseinandergesetzt. Hier, was ich dabei gelernt habe: 

Goldrichtig: das Tageslicht

Gutes Licht schmeichelt jedem Gesicht und macht Dich gut „sichtbar“. Das ist kein großes Geheimnis. Aber was ist „gutes Licht“ und wie kriegt man das im (Home)-Office hin? Einfacher als gedacht: denn das beste Licht ist das Tageslicht. Also halte Ausschau nach deinen natürlichen Lichtquellen. Wo hast du in deiner Umgebung ein Fenster oder vielleicht eine Glaswand, die viel Licht hereinlässt? Achte darauf, ob du dich so setzen kannst, dass das Tageslicht von vorne auf dein Gesicht trifft.

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Hier ein Screenshot mit dem Gesicht zum Tageslicht

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Das selbe Setting, das Gesicht nur ganz leicht aus dem Licht herausgedreht.

Mehr Licht? Bitte sehr!

Als Ergänzung oder Alternative bieten sich softe Schreibtischlampen oder Ringlichter an. Ringlichter haben den großen Vorteil, dass sie das Gesicht direkt und voll ausleuchten und dabei nicht blenden.

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Hier das selbe Setting wie auf dem Bild zuvor – mit Ringlicht ausgeleuchtet

Wenn du eine externe Webcam hast, kannst du die sogar in die Mitte des Ringlichtes platzieren. Dafür gibt es eigene Halterungen. Sprich mich gerne auf Details an!

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Ringlicht mit Stativ und Halterung für die Webcam. Die Kamera ist in diesem Fall gut auf Augenhöhe ausgerichtet (siehe nächste Headline)

Auge in Auge

Einander auf Augenhöhe begegnen – in der visuellen Online-Kommunikation ist das wortwörtlich zu nehmen. Meiner Meinung nach wird die Ausrichtung der Kamera in dieser Hinsicht völlig unterschätzt. Perfekt ist es, wenn du deine Kamera auf Höhe deiner Augen einstellst, denn dann sprichst du auch „auf Augenhöhe“ mit deinem Publikum. Umgekehrt wirst du „von oben herab“ erlebt, wenn deine Kamera zu weit unten platziert ist. Und das Gegenteil – die „Vogelperspektive“, also wenn du von unten in die Kamera schaust – macht dich kleiner als du bist.

Mein Tipp: Stelle Dein Notebook einfach auf ein paar Bücher oder deine externe Webcam auf ein Stativ. Der Unterschied ist erstaunlich!

Blick in die Kamera

Apropos „Augenhöhe“: Dazu gehört auch der Blickkontakt. Der nämlich wird von deinem Gesprächspartner nur dann auch so empfunden, wenn Du direkt in deine Kamera schaust. Zugegeben: das ist ein bisschen spooky. Denn dazu musst Du in das schwarze Loch deiner Webcam sprechen. Mein Tipp: mach es Dir zur Gewohnheit, zumindest alle paar Minuten Dein Publikum ganz direkt und offen anzuschauen – also direkt mit deiner Kamera zu sprechen. Es hat eine massive Auswirkung darauf, wie Du ankommst.

Der richtige Rahmen

Zu guter Letzt noch eine persönliche Erfahrung, die ich mit dir teilen möchte: Ich merke, dass ich Menschen vor einem „turbulenten“ Hintergrund deutlich schwächer wahrnehme, als vor einem ruhigen Hintergrund. Anders gesagt: je mehr der Hintergrund von dir ablenkt, desto schwächer wird deine Wirkung im Vordergrund. Platziere dich daher im Idealfall möglichst nicht vor einem vollen Bücherregal sondern vor einem dezenten, möglichst einfärbigen Hintergrund

Ich wünsche euch kraft- und wirkungsvolle Online-Auftritte. Ich freue mich jetzt schon auf eure konkreten Fragen, Wünsche oder Kommentare. Gerne berücksichtige ich euer Feedback in den kommenden Beiträgen.

Bettina Kerschbaumer-Schramek ist Moderatorin, Moderationstrainerin und Auftrittscoach. Sie ist Partnerin von MODERATIO und begleitet seit 15 Jahren Kongresse, Podiumsdiskussionen, BarCamps & Co. Live und online. Und Menschen, die selbst moderieren wollen.

Buchtipp: www.onlinebuch.moderatio.com

© 2020 MODERATIO

Es darf gedacht werden!

Inflation, Skandale, Sorgen, die Welt steht am Abgrund? Man könnte auch sagen: Die Welt steht vor großen Herausforderungen. Wir müssen unser Verhalten auf den Prüfstand stellen, viele Bereiche neu denken. Eine zentrale Rolle spielt dabei die Art der Führung von Organisationen, die Art der Führung von Menschen. Wir brauchen eine Transformation hin zu mehr Mitwirkung und Mitverantwortung aller. Die Basis dafür ist die glaubwürdige Vermittlung der Botschaft: Sich einzumischen ist erwünscht – es darf (mit)gedacht werden!

Auch, wenn es für die eine oder andere Führungskraft ungewohnt und vielleicht auch unbequem sein mag, wir müssen die Mit-Arbeitenden zu  Mit-Unternehmern machen. Wir müssen mehr Selbstverantwortung wagen, mehr Selbstorganisation zulassen. Neben einem speziellen Mindset, sowohl bei den Mitarbeitenden als auch bei den Führungskräften, bedarf es dafür eines speziellen Instrumentariums, das ein Mitdenken und Mitentscheiden ermöglicht. Für das, was in klein(st)en Organisationen gut möglich ist nämlich, dass alle bei allem mitdenken und mitreden sowie mit entscheiden, muss in mittleren und großen Organisationen ein spezielles Instrumentarium geschaffen werden. Hierfür werden unter dem Label „New Work“, viele Ideen und Ansätze diskutiert.

Ein zentrales Instrument hierfür ist die Delegation. Eine zweite Möglichkeit Führung zu modifizieren beziehungsweise zu ergänzen, sind moderierte Runden, in denen Mitarbeitende zu Mitwirkenden werden, aktuelle Themen diskutieren und Lösungsideen für anstehende Aufgaben entwickeln.

By the way: In diesem Text wird immer wieder nur die männliche Schreibweise verwendet. Dies ist der besseren Lesbarkeit geschuldet. Es sind alle anderen Formen gleichermaßen mitgemeint.

New Work Communities

Definiert man „New Work“ als Bestreben, den Menschen im Arbeitsleben in den Mittelpunkt zu stellen, bedeutet dies, dass Mitarbeitende die Möglichkeit haben müssen sich, mit ihren Sorgen und Nöten, ihren Gedanken und Ideen, ihrer Kreativität und ihren Potentialen, einzubringen. Eine gute Möglichkeit dafür Raum zu schaffen und Raum zu geben, sind moderierte Gruppen. Diese „New Work Communities“ sollten in ein Gesamtkonzept eingebunden sein, das folgenden Elementen und Rahmenbedingungen gerecht wird:

Elemente

  • Die Gruppe / Das Team: Eine New Work Community besteht aus bis zu 10 Personen. Diese treffen sich, während der Arbeitszeit, regelmäßig für bis zu 2 Stunden in einem Meeting- oder Kreativraum. Hier bearbeiten sie arbeitsplatzbezogene Problemstellungen, mit denen sie im Arbeitsalltag konfroniert sind. Die Arbeit der Gruppe wird von zwei Moderatoren geleitet.
  • Moderatorenrunden: Einmal im Monat treffen sich die Moderatoren aus den Communities im Gruppenraum zu einer Moderatorenrunde. Hier werden Erfahrungen ausgetauscht und Probleme aus der Gruppenarbeitspraxis bearbeitet. Diese Runde wird von den Koordinatoren geleitet.
  • Koordinatoren: Die Gruppenaktivitäten werden von zwei Koordinatoren unterstützt. Diese moderieren die Moderatorenrunden, helfen den Moderatoren bei Schwierigkeiten weiter, organisieren die Trainingsmaßnahmen für Moderatoren und Koordinatoren, die Workshops und die Präsentationen vor den Führungskräften. Sie bereiten gegebenenfalls Situationsberater auf ihre Aufgabe vor und betreiben „Öffentlichkeitsarbeit“.
  • Präsentationen: Zur Einbindung der Führungskräfte in die Gruppenaktivitäten und zur Schaffung eines Mindestmaßes an Transparenz präsentiert die Gruppe Ausschnitte ihrer Arbeit vor den direkten und den übergeordneten Vorgesetzten. Ob, wann und was die Gruppe präsentiert, legt sie eigenverantwortlich fest. Sie kann sich hierzu von den Koordinatoren unterstützen lassen. Eine Gruppe wird in aller Regel zumindest dann präsentieren, wenn sie ein Thema abgeschlossen hat und Ergebnisse vorliegen.
  • Situationsberater: Wenn die Gruppe zu einer Problemlösung Spezialwissen benötig, über das keines der Gruppenmitglieder verfügt, kann die sich die Person als Situationsberater einladen, die die erforderlichen Kenntnisse hat und der Gruppe „Hilfe zu Selbsthilfe“ geben kann.
  • Training: Die Koordinatoren und Moderatoren werden in einem viertägigen Training auf ihre Aufgabe, eine Community zusammenzustellen und zu moderieren, intensiv vorbereitet. Sie lernen dort die Arbeitstechniken für die Gruppenarbeit kennen und machen erste Erfahrungen im Umgang mit Gruppen. Das Entscheidende ist das Erlernen der Moderationsmethoden, mit der die Gruppenaktivitäten geleitet werden.

Rahmenbedingungen

  • Freiwilligkeit: Die Gruppe kann nur durch aktiv-konstruktive Mitarbeit erfolgreich sein. Nur von einem Gruppenmitglied, das sich freiwillig für die Mehrbelastung durch die Gruppenarbeit entschieden hat, kann dies erwartet werden. Selbstorganisation kann hier nicht verordnet werden.
  • Langfristcharakter: New Work Communities sind eine „Dauereinrichtung“. Sie stellen einen Baustein des Personal- und Organisationsentwicklungsprozesses im Unternehmen dar. Die Gruppe löst sich nach Abschluss einer Problembearbeitung nicht auf, sondern wendet sich einer neuen Aufgabe zu.
  • Unabhängigkeit: Die Teams können und sollten von der sonstigen Organisationsstruktur, fach- und bereichsübergreifend zusammengestellt werden.
  • Prinzip der Eigenverantwortlichkeit: Die Gruppe hat keinerlei Vorgaben, womit sie sich zu beschäftigen hat. Die Problemstellung, die die Gruppe bearbeiten will, wählt sie eigenverantwortlich aus den Problemen aus, die den Gruppenmitgliedern bekannt sind und von denen sie glauben, sie einer Lösung zuführen zu können.
  • Kein Erfolgszwang: Von der Gruppe wird erwartet, dass sie arbeitet. Es werden aber (von außen) keine Ergebnisse im Sinne vorzeigbarer Problemlösungen erwartet. Die Gruppe ist dadurch für ihre Motivation selbst verantwortlich.
  • Moderatorenteam: Die Gruppe wird von zwei Moderatoren „geleitet“. Die Moderatoren sind verantwortlich für die Prozesssteuerung, übernehmen aber keine inhaltlichen Aufgaben. Sie sind nicht Vorgesetzte, sondern Helfer der Gruppe. Eine Gruppe wird grundsätzlich von zwei Moderatoren betreut. Dadurch kann die methodische Arbeit leichter bewältigt werden, und die Gruppenprozesse sind zu zweit besser zu steuern.
  • Moderationsmethode: Die Gruppe arbeitet im Kern mit der „MODERATIOnsMETHODE“. Diese gibt der Gruppe eine Struktur für ihre Arbeit vor und stellt Methoden zur Problembearbeitung bereit.
  • Regelmäßigkeit: Die Gruppenarbeit findet zusätzlich zur normalen Arbeit – während der Regelarbeitszeit – statt. Die zeitlichen Möglichkeiten sind deshalb sehr begrenzt. Um eine kontinuierliche Problembearbeitung zu ermöglichen, sollten sich die Gruppenmitglieder mindestens zweiwöchentlich treffen.
  • Erfahrungsaustausch: Einmal pro Jahr findet ein Moderatoren-Workshop statt, in dem es darum geht, die gemachten Erfahrungen intensiv zu besprechen und aufzuarbeiten. 

Fazit 

New Work Communities können in idealer Weise die Delegation an Einzelne und Teams ergänzen, da sie fach- und ressortübergreifend organisiert sind und beliebige Themenstellungen aufgreifen können. Sie fordern und fördern Selbstorganisation. Führung und Selbstführung können so, wie Yin und Yang, ineinander greifen. Sie sind mehr als ein Appell, sie sind regelrecht die Manifestation der Abkehr von einem traditionellen Führungsverständnis und der so wichtigen Botschaft: Bei uns darf gedacht werden!

PS:

Wir beraten Sie gern zur Einführung Ihrer „New Work Communities“, sprechen Sie uns an, unter Telefon: +49 8446 – 9 2030 // Zuständig für diesen Bereich sind Josef W. Seifert und Dr. Gerlinde Bühner.

© 2020, Josef W. Seifert, MODERATIO

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SIZE matters?

Begegnungen und Austausch sind in einem großen Online-Event nicht möglich. Dachte ich…

Nicht nur in kleineren Dialogformaten sind wir in den letzten 3 Monaten „online-fit“ geworden. Auch größere Veranstaltungen sind ins Internet gewandert. Online-Vorträge, Webinare und virtuelle Panels gehören bereits zu unserem Alltag.

Was in kleinen Runden schon ganz gut funktioniert, vermisse ich im großen Rahmen allerdings oft: Austausch und Dialog. Die Interaktion mit den Vortragenden, das Gespräch mit Gleichgesinnten und Andersdenkenden, das Kennenlernen von Menschen, die ich vorher noch nicht gekannt habe, kurzum: Begegnungen, wie sie uns in Live-Veranstaltungen ganz selbstverständlich sind.

Aber die Szene ist kreativ und probiert viel aus. Sehr zu meiner Freude. Hier ein paar Ideen, wie wir unsere Online-Events aus der sozialen Anonymität herausholen.

Ein Hashtag in Ehren …

Klar, dass ein Event mit größerem Publikum keine Vorstellungsrunde zulässt. Aber vielleicht magst Du Deine Gäste fragen, mit welchen 1-2 Hashtags sie sich beschreiben würden? In den Chat geschrieben dauert das Ganze keine 2 Minuten und bringt viel soziale Energie ins Online-Event. Und auch das eine oder andere Schmunzeln über besonders kreative #hashtags.

Im rotierenden Austausch …

Die Grundidee von World Cafe oder Business Speed Dating kennen wir schon aus der Live-Welt: gemeint ist der Austausch mit wechselnden Gesprächspartnern. Auch virtuell ist das schnell und unkompliziert umgesetzt. Einzige Voraussetzung: dein Conferencing-Tool braucht die Funktion „Break Out Sessions“. Damit wird die große Gruppe auf Knopfdruck in kleinere Teams geteilt, die miteinander ins Gespräch kommen.

Blitzlichter und Stimmungsbarometer …

Nicht immer muss ein Thema im Gespräch erörtert werden. Stimmungs- oder Feedbackabfragen in Echtzeit können binnen weniger Sekunden die Meinung eines Publikums wiedergeben und erzeugen so ein WIR-Gefühl im Online-Raum. Slido.com, mentimeter.com & Co. sind hier dankbare Begleiter – viele Conferencing-Plattformen haben auch schon eigene Voting-Tools mit dabei.

Apropos Fragen …

Damit sind wir bei der Frage, wie wir mit den Fragen aus dem Publikum umgehen. Oft schreiben die Gäste ihre Fragen in den Chat – die Moderation gibt sie an den Vortragenden oder das Panel weiter. Eine schöne Ergänzung ist, wenn die Teilnehmenden die Fragen anderer „liken“ oder sogar kommentieren können. So entsteht ein Ranking der beliebtesten Fragen und ein guter Austausch im und mit dem Publikum.

Das Beste aus beiden Welten …

Die virtuelle Kaffeepause, die Online-Weinverkostung und ähnliche Ideen sind der Versuch, der technischen Barriere zwischen uns zu trotzen und uns einander auch über die Distanz hinweg näher zu bringen. Vor kurzem erhielt ich von einem Veranstalter ein „Care-Paket“ nach Hause geschickt. Der Inhalt: ein Conference-Badge mit den Zugangsdaten für die virtuelle Konferenz und einem Link, wo ich mich schon im Vorfeld mit anderen Teilnehmenden vernetzen konnte. Und: ein Säckchen mit Nüssen als Pausensnack 😉

Mein Fazit: auch im großen Online-Setting ist offenbar viel Zwischenmenschliches möglich. Es braucht ein bisschen Kreativität und eine gute Kenntnis der Online-Landschaft. Aber dann steht dem virtuellen Networking nichts mehr im Weg.

Bettina Kerschbaumer-Schramek ist Moderatorin, Moderationstrainerin und Auftrittscoach. Sie ist Partnerin von MODERATIO und begleitet seit 15 Jahren Kongresse, Podiumsdiskussionen, BarCamps & Co. Live und online.

Buchtipp: www.onlinebuch.moderatio.com

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Wer braucht Regeln?

Die verflixte Sache mit den Regeln: wir lieben und wir hassen sie.

Nach gefühlten 100 Online-Meetings, -Events und -Webinaren erlaube ich mir eine klare Haltung: Wir brauchen Regeln. Online-Treffen mit einer „Etikette“ laufen einfach runder, effizienter und lebendiger.

Aber die Sache mit den Regeln ist paradox. Auf der einen Seite haben sie einen bitteren – weil bevormundenden – Beigeschmack. Wer lässt sich schon gerne sagen, wie er sich zu verhalten hat? Gleichzeitig aber wünschen wir uns – gerade im virtuellen Raum – eine gemeinsame Richtlinie, die dann bitte auch für alle gilt.

Kein leichter Job für diejenigen, die solche Online-Settings moderieren. Ich möchte heute ein paar Gedanken dazu teilen:

Regeln werden durch Verhalten gemacht

Auch wenn wir keine Regeln vereinbaren, sie etablieren sich automatisch durch „Tun“ und „Duldung“. Wenn es in einer Gruppe Personen gibt, die immer wieder mal anderen ins Wort fallen, dann ist das ein „geduldetes“ Verhalten und wird damit zum Gewohnheitsrecht. Andere werden sich diesem Verhalten anschließen. Ganz ähnlich verhält es sich mit der Pünktlichkeit, der Sprechdisziplin, dem Feedbackverhalten, etc. (sehr empfehlenswert dazu auch: Josef W. Seifert, Gruppendynamik und Konfliktmanagement in moderierten Gruppen, Seite 51 ff.).

Mein Vorschlag: mach einen Vorschlag

Es lohnt sich also, die Sache mit den Regeln proaktiv in die Hand zu nehmen. Aber das ist eine haarige Geschichte: wer gleich zu Beginn mit den Regeln daherkommt, kann schon mal Sympathiepunkte verspielen. Viel besser kommt da schon ein „Vorschlag“ an, der in einer „Vereinbarung“ endet. Zum Beispiel: „… Wie wollen wir mit den Pausen umgehen? Ist es OK, wenn wir etwa alle 60 Minuten eine kurze Pause einplanen – ich dachte so an 10 Minuten? Ist es Ihnen dann möglich, pünktlich wieder zurück zu sein?“ So vereinbart steckt ein ganz anderes Commitment hinter der Regel „Lasst uns nach den Pausen pünktlich weitermachen“. Und: auch die Teilnehmenden können Vorschläge einbringen.

Souveräne Konsequenz beim Regelbruch

Ein Regelbruch muss natürlich besprochen werden, denn die „Etikette“ funktioniert ja nur, wenn sich alle drauf verlassen können. Beim Regelbruch einzuschreiten ist zugegebenermaßen der unangenehmste Teil dieser Geschichte 😉. Mir hilft hier ein wohlwollender Zugang, der erneut die Gruppe zum Dialog einlädt. Das könnte so klingen: „… wir haben uns zu Beginn auf 10 Minuten Pause verständigt – das ist uns jetzt nicht gelungen. Wo ist das Problem? Brauchen wir längere Pausen? Oder sollen wir weitermachen, auch wenn nicht alle da sind?“.

Mein Fazit: Kein leichtes Thema, aber eines das die Moderationsrolle sehr aufwertet und viel Entspannung ins Online-Geschehen bringt. 

Wenn ihr konkrete Fragen oder Wünsche habt, schreibt mir bitte. Gerne berücksichtige ich euer Feedback in den kommenden Beiträgen.

Bettina Kerschbaumer-Schramek ist Moderatorin, Moderationstrainerin und Auftrittscoach. Sie ist Partnerin von MODERATIO und begleitet seit 15 Jahren Kongresse, Podiumsdiskussionen, BarCamps & Co. Live und online.

Buchtipp: SixSteps Facilitation

 

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Sind Sie sicher?

Abhörsicher und zugesperrt. So kriegen wir das auch im Online-Meeting hin.

Als die Sicherheitsbedenken gegen ZOOM aufkamen, war ich erst mal alarmiert. Hatte ich doch bis zu diesem Zeitpunkt auch schon viele Meetings und Veranstaltungen auf dieser Plattform abgehalten. Dann hab´ ich mich im Netz mal auf die Suche gemacht: stimmt denn das so alles? Und wenn ja, was jetzt?

Von den vielen Antworten, die ich darauf gefunden habe, schwirrt mir heute noch der Kopf: End-to-End-Verschlüsselung, UNC-Hyperlinks, Klarname, Passwort-Strategie & Co – ich hab erst mal gar nix verstanden.

Mein wunderbarer MODERATIO-Kollege und Graphic-Recording-Experte Uwe Schettler hat sich daher für uns schlau gemacht und das Ganze mal auf einen Blick zusammengefasst: so werden Online-Meetings weitestgehend sicher.

Jetzt kenn ich mich auch aus 😊 Sein Bild werde ich mir gleich neben den Rechner hängen. Dann vergess´ ich auch nix mehr.

Und hier ist es für euch:

Bettina Kerschbaumer-Schramek

Uwe Schettler ist Moderator, Moderationstrainer und Visual Facilitator. Er ist Partner von MODERATIO und begleitet seit 15 Jahren Moderator*innen und Teams. Er arbeitet live und online.

Buchtipp: www.onlinebuch.moderatio.com

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Hört Ihr mich?

Gut angekommen ist schon halb gewonnen: Über die wenigen, aber wichtigen Minuten bevor es losgeht.

Ehrlich: Die Minuten vor dem Start eines Online-Treffens haben mir regelmäßig die Schweißperlen auf die Stirn gejagt. Bis dann wirklich alle da sind, technische Probleme aus der Welt geschafft sind, und alle alles sehen und hören können … Wenn das nicht glatt läuft, kostet es Zeit und Nerven aller Anwesenden.

Heute helfen mir diese Maßnahmen für einen smoothen Start – vielleicht ist da auch etwas für euch dabei:

  • Ich bitte meine Teilnehmenden, sich schon 3-5 Minuten früher einzuloggen. Das ermöglicht einen pünktlichen Start und gibt mir noch ein paar Minuten, um Problemfälle zu lösen.
  • Menschen mit wenig Online-Erfahrung biete ich einen kurzen Testlauf im Vorfeld an. Manchen hilft es, wenn ich schon 15 Minuten früher da bin. Dann kann in Ruhe getestet werden.
  • Die meisten Meeting- und Webinar-Plattformen bieten alternative Telefon-Einwahlnummern an. Diese Nummer halte ich gut griffbereit, um Teilnehmenden mit Ton-Problemen eine schnell Alternative zu bieten.
  • Ersatz-Kanal: Für den Notfall (jemand ist verhindert, kommt zu spät, etc.) gebe ich eine SMS-Nummer oder eine E-Mail Adresse aus. Vom Telefon rate ich ab. Mir persönlich fällt es schwer,  gleichzeitig zu telefonieren und im Online-Raum präsent zu bleiben.
  • Für ein angenehmes Ankommen schalte ich ein Slide mit ein paar freundlichen Worten frei. Dieses Slide kann auch schon erste Orientierung geben, z .B. wo man den Chat findet. Vielleicht gleich verbunden mit einer ersten Frage. Das hilft der Chat-Kommunikation auf die Sprünge. Und zieht die Teilnehmenden ins Gespräch.
  • Bei einer größeren Gruppe schalte ich den Ton für alle Teilnehmenden zunächst auf stumm. Je nach Inhalt und Verlauf kann das später kontrolliert aufgehoben werden.
  • Lernen von den Besten: Neulich hat eine Moderatorin bei einem Webinar für das Ankommen eine WordCloud freigeschaltet. Die Frage: Aus welcher Stadt sind Sie heute zugeschaltet? Sehr nette Idee!

Mein Fazit: Ja, in diesem „Start vor dem Start“ ist einiges los. Gut gemanagt können diese Minuten aber auch schon viel guten Spirit ins Meeting bringen.

Wenn Ihr konkrete Fragen oder Wünsche habt, schreibt mir bitte. Gerne berücksichtige ich euer Feedback in den kommenden Beiträgen.

Bettina Kerschbaumer-Schramek ist Moderatorin, Moderationstrainerin und Auftrittscoach. Sie ist Partnerin von MODERATIO und begleitet seit 15 Jahren Kongresse, Podiumsdiskussionen, BarCamps & Co. Live und online.

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Kraftakt Online-Meeting?

Warum gerade Online-Gespräche gut geführt werden wollen.

Dauern Online-Meetings länger oder kommt uns das nur so vor? Wieso fühlen sich unsere Diskussionen online irgendwie holprig an? Warum ist es so schwer, mit der Aufmerksamkeit dabei zu bleiben? Warum reden entweder mehrere gleichzeitig oder keiner? 

Wer viel online unterwegs ist, spürt es schon lange. Digitale Kommunikation ist irgendwie anders. Stimmt. Die gute Nachricht: Moderation kann hier enorm viel leisten. Sie sorgt dafür, dass das digitale Treffen nicht auseinanderfliegt oder langweilig wird.

Für alle, die selbst mal in die Moderatorenrolle schlüpfen, hier ein Blick auf die wichtigsten Tasks:

Orientierung

Wie lange dauert das hier? Worum soll es gehen? In welcher Form wollen wir arbeiten? Wo bitte ist die Chatfunktion? All das will kompakt beantwortet werden. Stellt diese Informationen gleich an den Beginn – dann können alle entspannt starten.

Wortmeldungen

Holprig wird es, wenn mehrere Personen gleichzeitig zu sprechen beginnen. Spätestens hier lernen wir sie zu schätzen: die Funktion des Handhebens. So gut wie alle Online-Plattformen haben bereits ein Tool dafür. Die Moderation sieht die Handzeichen im Teilnehmer-Panel und achtet auf gerechte Wortverteilung.

Zeitmanagement

Striktes Zeitmanagement ist ein Gebot der Online-Stunde. Kündigt schon zu Beginn an, dass ihr im Sinne aller Anwesenden auf ein gutes Zeitmanagement achtet und daher immer wieder an die Zeit erinnern werdet. Mehr dazu gibt es in Kürze in einem eigenen Artikel zum Thema Zeitmanagement.

Struktur

Zusammenfassen, da oder dort nachhaken, Kernbotschaften herausschälen, kurzum den berühmten „roten Faden“ spinnen. Das ist ganz klar Moderation mit Mehrwert. Und sie gelingt uns umso besser, wenn wir uns darauf konzentrieren können. Daher empfehle ich: Achte gut darauf, dass du in der Moderatorenrolle bleibst. Oder teil dir die Aufgabe mit einer 2. Person.

Interaktion

Je interaktiver – desto lebendiger. Klar. Mit Funktionen wie Chat, Q & A, Polls & Co. sind viele Plattformen schon gut dafür gerüstet. Aber noch mehr ist Interaktion eine Frage der Haltung: Was könnte die Teilnehmenden besonders interessieren? Was könnten sie beitragen? Welche Erfahrungen sollten ausgetauscht werden? Die Möglichkeiten für eine wertvolle Moderation sind vielseitig – ich werde dazu noch eigene Artikel posten.

Ihr merkt es schon, da gibt es viel zu tun. Diese und weitere Themen möchte ich in den nächsten Beiträgen noch vertiefen. Wenn ihr konkrete Fragen oder Wünsche habt, schreibt sie mir bitte. Gerne berücksichtige ich euer Feedback in den kommenden Beiträgen.

Bettina Kerschbaumer-Schramek ist Moderatorin, Moderationstrainerin und Auftrittscoach. Seit 15 Jahren begleitet sie Kongresse, Podiumsdiskussionen, BarCamps & Co. Live und online.

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Warum Online-Meetings so anstrengen …

… und wie wir unsere Kräfte schonen.

3-4 Stunden Online-Treffen am Tag? Mein Tag droht dann hinüber zu sein. Geht es euch auch so?

Von einigen Sinnen verlassen

Die Wissenschaft hat dazu ja eine gute Erklärung: Sie meint, wir empfangen Informationen normalerweise mit allen 5 Sinnen. Der Online-Raum aber schränke unsere Kommunikationskanäle stark ein.

Das kann ich aus eigener Erfahrung nur bestätigen: Ich höre die anderen, aber der Ton ist verfälscht oder verzögert. Ich sehe sie, aber nur 2-dimensional und – abhängig von der Bildqualität – manchmal mehr schlecht als recht. Daher kommt auch keine Körpersprache an. Ich „spüre“ sie nicht, denn auch der berühmte 6. Sinn – die Intuition – bemüht sich redlich um Informationen und geht dabei leer aus.

Aus der Not eine Tugend

Mehr oder weniger unbewusst kompensieren wir nun all diese Defizite, in dem wir viel Kraft in das stecken, was uns bleibt: ins Hören und Sprechen. Und das strengt ordentlich an.

Ich hab mir daher überlegt, wie ich den Teilnehmenden in meinen Online-Gesprächen das Leben erleichtern kann. Vielleicht kannst du etwas davon auch für Dich brauchen:

  • Der gute Ton

Auch wenn wir die Empfangsqualität beim Gegenüber nicht beeinflussen können, schon die Sendequalität bringt viel. Investiere in ein gutes Headset oder checke zumindest die Qualität des PC-Mikrofons. Vermeide jede Form von Nebengeräuschen und gib den Teilnehmenden mit schlechter Tonqualität Feedback und Unterstützung.

  • Die Kraft der Stimme

Sprechtempo, Pausensetzung und Intonation sind gute Freunde im Online-Raum. Bemüh Dich darum, klar und präzise zu formulieren. Anspruchsvollere Inhalte kannst Du vorab vorbereiten. Deine Zuhörer werden es dir danken.

  • Die Aufgabenteilung

Vielleicht findet sich in der Runde jemand, der den Chat im Auge behält oder die wichtigsten Ergebnisse notiert. Vermeide nach Möglichkeit Multitasking im Online-Raum, das strengt nicht nur dich an – es kostet auch viel Präsenz und damit Aufmerksamkeit bei den anderen.

  • Die optimale Vorbereitung

Vielleicht kannst du bestimmte Informationen schon im Vorfeld verschicken. Vielleicht macht es auch Sinn, deine Teilnehmenden um eine Stellungnahme zu bestimmten Fragen vorab zu bitten. Im Online-Raum greifst du dann auf diese Inhalte zurück. Damit sparst du Zeit und bist zügig im Thema.

  • Der Pausen-Rettungsanker

Diese Liste wäre nicht vollständig ohne den wichtigsten Tipp: Gönnt euch eine Pause. Im Online-Meeting zumindest alle 60 Minuten. Öffne das Fenster und richte deinen Blick in die Ferne, damit sich die Augen entspannen und der Kopf wieder frei wird.

Ich wünsche euch entspannte und kraftvolle Online-Gespräche. Wenn ihr konkrete Fragen oder Wünsche habt, schreibt mir bitte. Gerne berücksichtige ich euer Feedback in den kommenden Beiträgen.

Bettina Kerschbaumer-Schramek ist Moderatorin, Moderationstrainerin und Auftrittscoach. Sie ist Partnerin von MODERATIO und begleitet seit 15 Jahren Kongresse, Podiumsdiskussionen, BarCamps & Co. Live und online.

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Sind Sie noch ganz digital?!

Die Forderung zu „Virtual Collaboration“, also der On-Line-Zusammenarbeit, ist für manche Manager, Führungskräfte, Team- und Projektleiter die Herausforderung schlechthin. Man könnte auch sagen, eine Zumutung. Woher so schnell das nötige Know-how nehmen und nicht stehlen? 

Was viele Unternehmen und Teams seit Jahren anstreben, doch worin wir Deutschen – mag man einigen Studien Glauben schenken – Schlusslicht sind: „Virtuelle Arbeit“.

Und nun ist es für viele Unternehmen quasi über Nacht Wirklichkeit geworden: Wer seine Arbeit aufrecht erhalten will, der wird dies zum überwiegenden Teil von zu Hause aus tun. Und dabei gab es keine Zeit, sich adäquat auf die Veränderung vorzubereiten. Autsch! Worauf es jetzt ankommt und was Sie tun können:

Vertrauensarbeit – jetzt erst recht!

Hand aufs Herz: Für viele Führungskräfte fängt der Schreck bereits dort an, wo Sie Ihre Mitarbeiter*innen nicht mehr kontrollieren können. Was weiß ich, was die Mitarbeiter*innen nun zu Hause tun und wie effektiv sie das tun? Klar, Vertrauensarbeitszeit und generell Vertrauen ist schon lange, wenn nicht schon immer, ein Thema in Unternehmen. Doch nun fallen Routinen wie das tägliche „Stand-Up“ (ein Meeting im Stehen für 10 Minuten, bei dem es darum geht, zu besprechen, was gerade läuft) weg – zumindest vor Ort.

Vertrauensarbeit ist nun die einzige Möglichkeit. Ich habe ja im Home-Office nur wenig bis keine Handhabe darüber, was die Mitarbeiter tun. Macht nix! Gerade das ist eine wunderbare Möglichkeit, den Mitarbeitern die Freiheit zu gewähren, die viele schätzen und gleichzeitig die Ergebnisse zu bekommen, die man sich als Führungskraft wünscht.

Wie kann das gelingen?
Vereinbaren Sie doch einen täglichen „Status-Call“ mit ihren Team-Mitarbeitern. Jeden Tag zu einer festgelegten Zeit eine Telefonkonferenz, in der die wichtigsten Dinge besprochen werden.

Ein Leitfaden dafür könnte sein:

  • Was habe ich gestern gemacht?
  • Gab es dabei etwas, was mich überrascht hat, das alle wissen sollten?
  • Was habe ich für heute geplant?
  • Gibt es etwas, bei dem ich mir Unterstützung wünsche /Austausch brauche?

Der Reihe nach beantwortet nun jedes Teammitglied diese Fragen. Idealerweise können die To-Dos gleich virtuell festgehalten werden, so dass transparent ist, was geplant ist, was gerade in der Mache ist und was bereits erledigt wurde (mehr dazu im nächsten Kapitel). Die „Magic“ an diesem Vorgehen ist, dass nun tatsächlich ein gewisser „Kontrollwunsch“ einer Führungskraft befriedigt werden kann, denn es ist ja täglich jeder dazu angehalten, zu berichten, was gelaufen ist. Es fällt schnell auf, wenn jemand aus dem Team mehrmals keinen Fortschritt vorweisen kann. Nun kann gemeinsam an Lösungen gearbeitet werden.


Tools:

Für solche Online-Calls eignet sich etwa die Software „Zoom“ oder „Skype“, auch „Team-Speak“ ist manchen bekannt.

Transparenz – ein absolutes Muss!

Das zweite wichtige und häufig ungeliebte Thema: Transparenz. Auch schon immer wichtig. Team-Mitglieder sollen so schnell wie möglich an wichtige Informationen kommen können und auch ihre Ergebnisse für alle transparent zugänglich machen. Jetzt in Zeiten von Heimarbeit unumgänglich!

Jedes Teammitglied muss wissen, was gerade gemacht wird, von wem, wie das Ergebnis aussieht etc. um gegebenenfalls darauf aufbauen zu können.

Tipps:

Ich verwende für meine virtuelle Teamarbeit zwei zentrale Werkzeuge, um Arbeit und Arbeitsergebnisse transparent zu machen: Ein Scrum- oder Kanban-Board und ein Wiki.

Scrum-Board
Ein einfaches Scrum-Board hilft mir bereits, einen guten Überblick darüber zu haben, was gerade von wem gemacht wird. Ein solches Board kommt in der Regel mit drei Spalten aus: To-Do | Doing | Done. In jede Spalte werden nun Zettel gehängt, auf denen die jeweilige Tätigkeit genau beschrieben steht. Je nach Verfahren wird dann festgelegt, wer die Arbeit tut oder es können sich je nach Kapazität die Teammitglieder die Arbeiten selbst nehmen und sich als Ausführende auf dem Zettel eintragen.

Beispiel:
Ich notiere auf einen Zettel „Blogbeitrag zum Thema virtuelle Teamarbeit verfassen“, weil ich meine, dass das getan werden sollte. Danach hänge ich diesen Zettel in die „To-Do-Spalte“ meines Boards. Wenn ich nun anfange den Beitrag zu schreiben, hänge ich den Zettel in „Doing“ und schreibe meinen Namen auf den Zettel. So weiss jeder, aha, der David arbeitet gerade an diesem Blogbeitrag. Bin ich fertig, schiebe ich den Zettel in „Done“ und alle können sehen, ah, er ist fertig!

Dann ist es entscheidend, dass die Teammitglieder, die gegebenenfalls mit der Aufgabe weiter arbeiten, wissen, wo sie mein Ergebnis finden. Dafür verwende ich oft ein einfaches Wiki oder ein gemeinsames Laufwerk, auf dem alle Ergebnisse strukturiert abgelegt werden können.

Ich lege meinen Text also, beispielsweise als Word-Dokument, in einen geteilten Ordner. Dieser kann im Ticket (auf dem virtuellen Zettel) verlinkt sein, so dass ihn jeder leicht finden kann. Ich erstelle dann eventuell, nach Abschluss meiner Arbeit, ein neues „Ticket“. Das ist ein neuer Zettel und schreibe darauf: „Blogartikel virtuelle Teamarbeit von David publizieren im MODERATIO-BLOG“. Diesen Zettel hänge ich in die Spalte „To-Do“. Jeder, der nun Zeit hat und Zugang zum Blog kann den Artikel nun publizieren. Natürlich könnte auch ich diese Aufgabe auch gleich selber angehen, usw.

So schaffe ich optimale Transparenz im Team über das, was gerade läuft. Am folgenden Tag im 10-Minuten-Meeting am morgen kann ich davon berichten, und alle sind auf dem aktuellen Stand.

Ideal ist es, wenn ich einmal pro Woche oder jede zweite Woche, ein einstündiges Meeting einberufe, bei dem ich jedem die Möglichkeit gebe, alle seine Zettel in der Spalte „Done“, also „erledigt“, nochmal vorzustellen. So ist sichergestellt, dass jeder zu jeder Zeit über alles was „erledigt“ ist, Bescheid weiß.

Tools:

Es gibt zahlreiche auch kostenlose Softwarelösungen für Kanban- oder Scrum Boards. Die bekanntesten bietet sicher Atlassian mit „Trello“ oder „Jira“. Atlassian bietet sogar ein Wiki namens Confluence, das mit Ticktets aus Jira verbunden werden kann. Die Softwarelösungen am Markt sind sehr vielfältig.

Virtuelle Meetings

Online-Meetings sind ebenfalls nicht neu, doch meist stiefmütterlich behandelt. Nicht jeder hat sich bisher die Mühe gemacht, eine professionelle Ausbildung dazu zu absolvieren. Nun, da die Meetings länger, die Teilnehmer mehr und die Themen mit unter sehr wichtig werden, bekommen manche ein flaues Gefühl im Magen. Es helfen jedoch bereits ein paar Tipps, Online Meetings professionell zu gestalten, wie ich im letzten Artikel (siehe: http://blog.moderatio.de/on-line-meetings) beschrieben habe. Weitere Tipps, um sich als Team, in diesen distanzierten Zeiten, nicht aus den Augen zu verlieren  haben wir in einem eigenen Artikel zusammengetragen: http://blog.moderatio.de/naehe-auf-distanz.

Tools:

Software-Lösungen für virtuelle Meetings gibt es zahlreiche im Internet zu finden. Die meisten bieten VoIP und Chat, sowie Screensharing und Präsentieren als Features. Ein Haupt-Feature das mir als Moderator dabei meist fehlt ist die Möglichkeit etwas live zu visualisieren, also Themen, Fragen, Antworten, Probleme und Lösungen wie Maßnahmen aufzuschreiben. Mir hilft hier meist ein parallel geöffnetes Google-Docs oder Google-Slides Dokument, in dem ich die Besprechungsthemen zunächst notiere, dann pro Thema das, was besprochen wird und am Ende die nächsten Schritte, die Maßnahmenplanung.

Ständig im Kontakt sein: Echte Zusammenarbeit auf Distanz

Die letzte Herausforderung besteht nun darin, über das, was man tut in ständigem Austausch zu sein. Der sogenannte Flurfunk, soll bei der Heimarbeit genauso wenig auf der Strecke bleiben, wie die bilateralen Absprachen während der Arbeit.

Für mich hat sich ein einfacher Chat dabei stets gut bewährt. Viele Chat-Tools bieten die Möglichkeit, mehrere Chaträume zu öffnen. So gibt es neben den „One-to-One“ Chats, in denen ich mich wie via WhatsApp und Co. mit einer Person austausche auch die Möglichkeit, Gruppenräume zu eröffnen. Auch dies bietet WhatsApp beispielsweise. Drei Kanäle haben sich für mich hier in der Regel bewährt: Ein Chat-Room für alles, was „arbeitsbezogen“ passiert. Dieser Kanal könnte „Work“ heißen oder den Namen des Projektes tragen. Ein zweiter Kanal heißt bei mir in der Regel „Off-Topic“. Hier kann alles gepostet und besprochen werden, was vielleicht interessant ist, jedoch nicht zwingend etwas mit dem Thema zu tun hat oder gerade nicht. Also etwa der Hinweis auf eine tolle Doku, die am Abend im Fernsehen kommt etc. In einem dritten Kanal werden alle konkreten Fortschritte ohne Unterhaltung dazu gepostet, also da würde etwa stehen: „David gestartet: Blogbeitrag virtuelle Arbeit verfassen“ und wenn ich fertig bin würde da stehen: „David fertig: Blogbeitrag virutelle Arbeit verfassen“. Manche Tools bieten es an, das Scrum-Board mit einem Chat-Kanal zu verbinden, sodass diese Infos automatisch laufen. So muss ich, wenn ich auf ein Ergebnis warte, nur diesen Channel im Blick haben, niemanden stören und auch nicht dauernd auf das Scrum-Board schauen.

Tools:

Wie angesprochen eignet sich WhatsApp. Sicherer von den Daten her ist vermutlich „Signal“. Daneben gibt es größere, gerade für virtuelle Arbeit ausgelegte Software wie „Slack“ oder „HipChat“.

FAZIT

Wenn Sie diese vier einfachen Vorgehensweisen gekonnt eingeführt haben, dann haben Sie bereits einen großen Schritt in Richtung virtueller Teamarbeit gemacht. Wenn Sie dennoch nicht so genau wissen, wie und womit Sie am besten starten sollen, so stehen wir Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite!

Ich wünsche Ihnen eine gelungene Teamarbeit im Home-Office!

Ihr,
David Seifert

 

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