Was, wenn der Weg gar nicht das Ziel ist?
von Josef W. Seifert –
Mit einem Meeting ist es, wie mit einer Straße. Wer den Auftrag hat, eine Straße zu bauen, sollte wissen, wohin… Anders ausgedrückt, wenn man für ein Meeting keine klare Zielsetzung hat, ist die zielgerichtete Moderation des Meetings schlicht nicht möglich. Um im Bild zu bleiben, könnte man sagen: „Straße“ ist kein Ziel, sondern ein Thema. Auch „Straße bauen“ ist kein Ziel, sondern das Vorhaben. Ein Ziel ist, was man am Ende hat, beziehungsweise haben möchte. Hier also „die gebaute Straße von A nach B“. Man könnte in diesem Fall – in Anlehnung an den chinesischen Philosophen Konfuzius – sagen: Der Weg ist das Ziel!
Am Rande: Zur besseren Lesbarkeit wird in diesem Text das generische Maskulinum verwendet. Die verwendeten Personenbezeichnungen beziehen sich – sofern nicht anders kenntlich gemacht – auf alle Geschlechter.
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Wer den Auftrag hat, eine Straße zu bauen, sollte wissen, wohin…
Was Meetings angeht, so braucht jedes Meeting ein konkretes Ziel und jeder Tagesordnungspunkt ebenso. Auch Redebeiträge können mit der Frage nach dem jeweiligen Ziel, das damit erreicht werden soll, in den Kommunikationsprozess eingeordnet werden.
Meeting: Ein Meeting hat, wie bereits skizziert, ein (messbares) Ziel. Die Arbeitsfrage lautet: Was haben wir, am Ende des Meetings? Einige Beispiele:
- Wir haben uns zum aktuellen Stand unserer Arbeitspakete ausgetauscht. Jeder hat alle aktuellen Informationen.
- Wir haben uns für einen Anbieter entschieden, mit dem wir die neue Datenbank realisieren werden.
- Wir wissen, wie wir uns dem Thema KI nähern werden. Erste Schritte sind geplant.
- Wir haben einen Überblick, über die Programm-Planung für das neue Jahr.
- Wir haben alle Themen der jeweiligen Zielsetzung gemäß abgeschlossen.
Tagesordnungspunkt (TOP): Jedes Thema, das zur Besprechung eingebracht wird, braucht – auf einer, dem Gesamtziel untergeordneten Ebene – ebenfalls ein Ziel. Einige Beispiele:
- Ich kenne als Inhaber der Rolle …, Eure Meinung zur anstehenden Entscheidung.
- Ich habe Euch über den aktuellen Stand zu … informiert. Es sind keine Fragen offen geblieben.
- Wir haben entschieden, ob wir auf der nächsten Fachmesse einen Stand haben werden.
Redebeitrag: Ist ein Redebeitrag nicht unmissverständlich „zum Thema“ oder ist nicht erkennbar, was der Sprecher damit bezweckt, muss das Ziel geklärt werden. Ein Beispiel:
- Ich kann das grad nicht einordnen. Wieso sagst Du das jetzt? Was konkret möchtest Du klären?
Sowohl das Gesamtziel als auch die einzelnen TOP-Ziele müssen vorab, spätestens aber zu Beginn des Meetings, definiert werden. Werden die – innerhalb der Gesamtzielsetzung – zu bearbeitenden Themen, erst im Meeting gesammelt, muss nach dem Sammeln, entweder vor der Priorisierung der Themen, spätestens aber vor Bearbeitung des jeweiligen Themas das Ziel benannt oder definiert werden.
Ein Abgleiten in Exkurse, ein schleichender Themenwechsel, Selbstdarstellung und Scheindiskussionen, können so sehr gut „eingefangen“ werden.
By the way: Wenn es für eine sinnvolle Bearbeitung eines Tagesordnungspunktes notwendig ist, dass die Teilnehmer „im Thema“ sind, kann es erforderlich sein, vorab Informationen zu verteilen. Dabei ist es allerdings meist so, dass nicht alle Anwesenden dieses Material durcharbeiten konnten. Es kann also sinnvoll sein, eine „Infopause“ einzuplanen, in der die Teilnehmer sich (vielleicht in Zweiergruppen) zum jeweiligen Thema „schlau machen“ können.
Fazit: Das konsequente Arbeiten mit Zielen, strafft ein Meeting und erhöht den Nutzen immens. Zudem ermöglichen Ziele am Ende des Meetings einen kurzen Check, ob der jeweilige Weg auch zum intendierten Ziel geführt hat.
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