Ehrlich: Die Minuten vor dem Start eines Online-Treffens haben mir regelmäßig die Schweißperlen auf die Stirn gejagt. Bis dann wirklich alle da sind, technische Probleme aus der Welt geschafft sind, und alle alles sehen und hören können … Wenn das nicht glatt läuft, kostet es Zeit und Nerven aller Anwesenden.

Heute helfen mir diese Maßnahmen für einen smoothen Start – vielleicht ist da auch etwas für euch dabei:

• Ich bitte meine Teilnehmenden, sich schon 3-5 Minuten früher einzuloggen. Das ermöglicht einen pünktlichen Start und gibt mir noch ein paar Minuten, um Problemfälle zu lösen.
• Menschen mit wenig Online-Erfahrung biete ich einen kurzen Testlauf im Vorfeld an. Manchen hilft es, wenn ich schon 15 Minuten früher da bin. Dann kann in Ruhe getestet werden.
• Die meisten Meeting- und Webinar-Plattformen bieten alternative Telefon-Einwahlnummern an. Diese Nummer halte ich gut griffbereit, um Teilnehmenden mit Ton-Problemen eine schnell Alternative zu bieten.
• Ersatz-Kanal: Für den Notfall (jemand ist verhindert, kommt zu spät, etc.) gebe ich eine SMS-Nummer oder eine E-Mail Adresse aus. Vom Telefon rate ich ab. Mir persönlich fällt es schwer,  gleichzeitig zu telefonieren und im Online-Raum präsent zu bleiben.
• Für ein angenehmes Ankommen schalte ich ein Slide mit ein paar freundlichen Worten frei. Dieses Slide kann auch schon erste Orientierung geben, z .B. wo man den Chat findet. Vielleicht gleich verbunden mit einer ersten Frage. Das hilft der Chat-Kommunikation auf die Sprünge. Und zieht die Teilnehmenden ins Gespräch.
• Bei einer größeren Gruppe schalte ich den Ton für alle Teilnehmenden zunächst auf stumm. Je nach Inhalt und Verlauf kann das später kontrolliert aufgehoben werden.
• Lernen von den Besten: Neulich hat eine Moderatorin bei einem Webinar für das Ankommen eine WordCloud freigeschaltet. Die Frage: Aus welcher Stadt sind Sie heute zugeschaltet? Sehr nette Idee!

Mein Fazit: Ja, in diesem „Start vor dem Start“ ist einiges los. Gut gemanagt können diese Minuten aber auch schon viel guten Spirit ins Meeting bringen.

Wenn Ihr konkrete Fragen oder Wünsche habt, schreibt mir bitte. Gerne berücksichtige ich euer Feedback in den kommenden Beiträgen.

Bettina Kerschbaumer-Schramek ist Moderatorin, Moderationstrainerin und Auftrittscoach. Sie ist Partnerin von MODERATIO und begleitet seit 15 Jahren Kongresse, Podiumsdiskussionen, BarCamps & Co. Live und online.

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