Schritt 1: Zuhören

Der erste und wichtigste Schritt zur Auflösung der Anspannung, ist das Zuhören, damit öffnen sie die Situation für eine Lösung. Dies gelingt, indem Sie den verbalen Angriff anhören, als wäre er eine wertfreie Äußerung. Und in der Tat liegt es an Ihnen, ob Sie auf einen Angriff mit Wut reagieren oder sich die Äußerung einfach anhören. Ja, es kann sein, daß es Ihnen schwer fällt, wenn empfindliche Punkte bei Ihnen getroffen werden. Halten Sie durch!

Schritt 2: Haltung verändern

Ihr Gegenüber wird Ihnen mit einer inneren „Nein-Haltung“ begegnen, während er Sie anklagt. Wiederholen Sie das, was Sie hören in Ihren Worten (paraphrasieren). Ihr Gegenüber wird nicht anders können (wenn Sie es korrekte wiedergegeben haben), als Ihnen zuzustimmen. „Ja, ich finde, Sie haben keine Ahnung!“ Wundervoll! Ihr Gegenüber wird nicht nur verdutzt sein, daß Sie den Einwand ernst nehmen, somit auch die Person, er wird aus der inneren Nein-Haltung eine Ja-Haltung entwickeln. Und damit eine Gesprächsbereitschaft.

Schritt 3: Nachfragen

Es fällt uns Menschen leichter, einen Vorwurf zu machen, als einen Wunsch zu äußern. Doch hinter jedem Vorwurf steckt ein Wunsch. Denken Sie an Vorwürfe, die Sie selbst schon einmal gemacht haben… Nun können Sie Ihrem Gegenüber helfen, aus seinem Vorwurf einen Wunsch zu formulieren. Fragen Sie nach, was sie bzw. er möchte. Was würde Ihnen helfen? Was müsste anders sein, damit Sie das geäußerte Gefühl nicht mehr hätten?

Nun wird Ihr Gegenüber vermutlich den eigentlichen Wunsch formulieren. Hören Sie auch diesen Wunsch geduldig an. Vielleicht möchten Sie den Wunsch in eigene Worten wiederholen, um sicher zu gehen, alles richtig verstanden zu haben. Fragen Sie ggf. genauer nach.

Schritt 4: Wunsch erfüllen oder Kompromiss suchen

Es ist nun an Ihnen zu überprüfen, ob der geäußerte Wunsch erfüllt werden kann oder nicht. Vielleicht ist ein Kompromiss möglich? Wenn nicht, können Sie sich zumindest bei Ihrem Gegenüber bedanken, dass Sie die Gelegenheit erhalten haben, ihm bzw. sie besser zu verstehen. Sie haben in jedem Fall ruhig und professionell reagiert und es ist kein Streit entstanden.

Vielleicht mögen Sie diese 4-Schritte-Technik ja einmal testen? Ich wünsche Ihnen jedenfalls viel Erfolg bei Ihren Gesprächen! Wenn Sie mehr zum Thema Moderation und Kommunikation erfahren möchten, besuchen Sie uns unter www.moderation.com

Ihr/Euer/Dein,
David Seifert

* * *

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Der Beitrag Schwierige Teilnehmer… erschien zuerst auf MODERATIO.

Viele Firmen weichen also auf Online-Meetings aus. Führungskräfte sind zum Teil zum ersten Mal in ihrem Arbeitsleben damit konfrontiert, Meetings, die normalerweise ganz selbstverständlich vor Ort stattgefunden habe, online abzuhalten. Und dann kommt „Panik“ auf. Nicht etwa wegen des Virus, sondern wegen des Meetings. Kann ich das? Bin ich gut genug? Werde ich in der Lage sein, das Meeting professionell zu leiten? Damit Sie dafür gerüstet sind, habe ich einige Tipps für Sie.

(1) Der professionelle Anfang

Bewusst geht es mir hier noch nicht um den Einstieg ins Meeting. Mir geht es um den Anfang eines Online-Meetings. Und da beginnt es mit der professionellen Vorbereitung. Nichts ist ärgerlicher, als wenn vom Start weg technisch nicht alles einwandfrei klappt. Und damit es klappt, rate ich Ihnen zum “Technik Check”. Das heißt, Sie kontaktieren bereits einige Tage vor dem eigentlichen Meeting alle Teilnehmenden einzeln, um mit ihnen das Setup zu testen. Ich schreibe dafür meinen Teilnehmer*innen meist eine E-Mail und vereinbare einen Termin. Ich bitte sie, mit demselben Equipment und am selben Arbeitsplatz unter genau denselben Umständen zu sein, wie wir sie im Meeting auch haben werden. Es nützt ja nichts, wenn wir einen Technik-Check durchführen, bei dem die Teilnehmerin an ihrem Arbeitsplatz mit perfekter Internetleitung und dem Headset des Kollegen sitzt, während sie am Termin im Home-Office bei wackeligem WLan und ohne Headset teilnimmt.

(2) Der Technik-Check

Zur Vorbereitung eines Termins bitte ich die Teilnehmer*innen darum, ein möglichst hochwertiges Headset zu verwenden und an ihrem Rechner den Mikrofoneingang auf “Externes Mikrofon” einzustellen. Je hochwertiger das Headset, desto angenehmer die Klangqualität beim Sprechen und Hören. Der Aufnahmeradius des Mikrofons sollte dabei möglichst gering sein, so werden störende Nebengeräusche zur Nebensache, da sie nicht beim Mikrofon ankommen.

Beim Technik-Check genügt es mir zu überprüfen, ob sich der/die Teilnehmer*in per Audio mit angeschlossenem Headset mit mir verständigen kann. Ob wir uns also gegenseitig hören können.

Soll während des Meetings Software zum Einsatz kommen, so teste ich auch diese. Die Teilnehmenden bitte ich, sich einzuloggen und ich teste einmal alle zentralen Funktionen. Dabei gehe ich niemals davon aus, dass etwas dann “ja eh” klappen wird.

Können wir uns hören und funktioniert alles an Software ist der Technik-Check auch schon beendet. Wenn alles gut geht, dauert das ca. 5 Minuten. Falls nicht, ist jetzt bis zum Meeting noch genug Gelegenheit, auf Fehlersuche zu gehen, gegebenenfalls den Rechner neu zu starten, das Headset zu wechseln oder den System-Administrator um Hilfe zu bitten. Manchmal tut’s auch der Sohn oder die Tochter, der/die fit ist in Sachen digitaler Technik.

(3) Der Anfang vor dem Anfang

Einige Zeit später, ich bin bereits sicher, dass alle Teilnehmenden mit der Technik vertraut sind, findet das eigentliche Online-Meeting statt. Ich sollte als Moderator*in dafür sorgen, als erstes da zu sein. Ich bitte meine Teilnehmenden gerne, sich bereits 10 bis 15 Minuten vor dem eigentlichen Beginn einzuloggen, damit wir pünktlich starten können. Einige Minuten vor Start trudeln nun also die Teilnehmer*innen ein. Häufig beginnen Meetings dann so, dass jemand ein langes “Haaallloooo … hört ihr mich? Noch jemand da?” in den Äther schickt. Ich bevorzuge einen Start, bei dem von Beginn an jeder Orientierung hat. Daher bespreche ich den Start oft schon im Technik-Check. Die Teilnehmer*innen wissen, dass sie nach dem Login eine Startfolie sehen (sofern die Software dies zulässt), auf der eine Begrüßung und erste Anweisungen stehen wie etwa: “Du bist hier richtig! Schön, dass du da bist zum Meeting, Thema XY”. Vielleicht stehen weitere Anweisungen darauf wie etwa: “Melden Sie sich bitte zunächst im Chat, wenn Sie ansprechbar sind. Dann werde ich gleich zu Ihnen kommen” oder Tipps was zu tun ist, wenn die Leitung weg bricht oder man aus dem Meeting „fliegt“. Übrigens: Auch hilfreich sind solche “Trouble-Shooting-Tipps” im Einladungsschreiben zum Meeting. Dazu aber ein anderes Mal mehr.

Da ich der erste im Meeting bin, kann ich jeden Teilnehmenden, der den virtuellen Meetingraum betritt, begrüßen und etwas Small-Talk betreiben. Dies vertreibt die “soziale Kälte” und schafft eine erste Verbindung. Etwa so: “Hallo Silke! Schön, dass es klappt. Ich gehe davon aus, du kannst mich hören. Von wo aus bist du denn zugeschaltet?”. Nun antwortet Silke und ich weiß, ob sie mich hört und ob ich sie höre. Nun können die Lautstärken-Pegel noch reguliert werden. Ich informiere Silke, dass wir noch 10 Minuten bis zum Start haben, bedanke mich, dass wir schon wissen, dass Sie nun startklar ist und teile ihr mit, dass sie gerne das Headset auf “Mute” stellen und zur Seite legen kann, bis es losgeht.

Bei jedem neuen Teilnehmer erkläre ich kurz den Stand, denn sie kennen ihn nicht. Ich kann zum Beispiel zu Lars sagen, der als fünfter den Raum betritt: “Hallo Lars, toll, dass du da bist. Silke, Lothar, Meike und einige andere sind bereits hier. Magst du uns eben sagen, wie dein Start in den heutigen Arbeitstag war?” Nun höre ich Lars für einige Sekunden und danach kann auch er stumm schalten usw.

(4) Jetzt geht’s los!

Ich starte grundsätzlich pünktlich, um die Pünktlichkeit der Anwesenden zu würdigen. Sollte noch jemand fehlen, kläre ich ggf. nur, ob ein Start ohne die Person möglich ist. Jetzt ist es gut, wenn ich mein Meeting in die sechs typischen Schritte für Online-Meetings gliedere, damit die Teilnehmenden und ich selbst Orientierung haben.

Schritt 1: Einsteigen

Blitzlicht im Einsteigen

Im ersten Schritt möchte ich, dass jeder von jedem gehört wird. Dies gelingt mir am leichtesten mit einem kurzen “Check-In”. Dabei bitte ich die Teilnehmenden, meist in der Reihenfolge, in der sie in der “Teilnehmerliste” stehen, kurz etwas zu sagen. Sollte mein digitales Tool keine Avatar-Liste bereitstellen, so habe ich vor mir eine Liste aller Anwesenden liegen, zur Not handgeschrieben. Ich kündige an, was passiert und bitte dann den ersten in der Liste, nämlich “Alina”, zu starten. Am Bildschirm ist jetzt idealer Weise eine “Impulsfrage” zu sehen, wie etwa: “Ein digitales Meeting ist für mich … eher Neuland … eher Alltag?”. Nun hat jeder die Möglichkeit der vorgegebenen Reihenfolge nach zu antworten. Nun ist letztendlich sichergestellt, dass wir uns alle hören können. Zudem hat jeder jede/n gehört und die Angst, als erstes in der folgenden Diskussion das Wort zu ergreifen, schwindet.

Im Einsteigen kläre ich zudem Formalitäten wie etwa, wie lange wir Zeit haben, wie häufig und nach welcher Zeit Pausen stattfinden. Ich zeige nochmals auf, zu welchem Thema wir zusammen gekommen sind und mit welcher Zielsetzung. Zeiten, Ziele und Thema des Meetings können die Teilnehmenden idealer Weise auch visuell vor sich sehen, nicht nur durch mich hören.

Regelarbeit im Einsteigen

Ich schlage einige Regeln vor, um zu erwartende Störungen zu minimieren. Dazu gehört etwa, dass man sich nicht gegenseitig ins Wort fällt, da man sich ja nicht sehen und sich nicht per Gestik verständigen kann. Um dies zu vermeiden, verwende ich sehr gerne den Chat in Online-Meetings. Viele Online-Meeting-Tools bieten eine Chat-Funktion an.

So erkläre ich den Teilnehmenden, welche Regel ich vorschlage und wozu, etwa so: “Damit wir uns im heutigen Meeting nicht gegenseitig versehentlich ins Wort fallen und jeder seinen Beitrag ungestört leisten kann, schlage ich vor, dass Sie sich im Chat melden, wenn Sie etwas sagen möchte, etwa, indem Sie “Wortmeldung” in den Chat schreiben oder “Frage”. Falls Sie mitgehen können, so bitte ich Sie, schreiben Sie jetzt ein (+) in den Chat als Zeichen Ihrer Zustimmung. Sind Sie nicht einverstanden, schreiben Sie bitte ein (–) in den Chat. So habe ich nun bereits mehrere Fliegen mit einer Klappe geschlagen. Einmal ist der Chat als Kommunikationsinstrument eingeführt. Außerdem wissen die Teilnehmer, dass sie mit einem Plus ihre Zustimmung und mit einem Minus ihre Ablehnung im Chat ausdrücken können bzw. sich zu Wort melden. Darauf kann ich dann immer wieder zurückkommen.

Sollte jemand mit den Regeln nicht konform gehen, so kann ich diejenige / denjenigen fragen, was sie / er denn bräuchte, damit die Regel auch für sie / ihn hilfreich ist. In der Regel kommen wir so zu einer Einigung.

Schritt 2: Sammeln

Wenn nun alle anwesend sind, kurz etwas gesagt haben, der Rahmen und die Regeln geklärt sind, geht es im zweiten Meeting-Schritt darum, die Agenda / Themenliste vorzustellen. Solle es keine geben, kann ich an dieser Stelle die Teilnehmenden nach den Themen fragen, über die sie sprechen wollen. Entweder verbal, anhand der Reihenfolge der Teilnehmerliste oder per Chat. Die Leitfrage für die Themensammlung lautet etwa: “Worüber sollten wir heute sprechen?”

Ich visualisiere die Themen für alle sichtbar mit.

Schritt 3: Auswählen

Sofern es eine feste Agenda gibt, steht die Reihenfolge der Themen bereits fest. Falls dies nicht der Fall ist, kann ich – sofern die Software dies unterstützt, die Reihenfolge der Themen durch die Teilnehmenden festlegen lassen. Die Leitfrage dazu wäre: “Was sollten wir vorrangig besprechen”. Sollte mir die Software keine Möglichkeit der virtuellen Abstimmung bieten, so schlage ich meist pragmatisch vor, die Liste von oben nach unten abzuarbeiten, da ohnehin jedes Thema besprochen wird. Wichtig ist nur, dass es eine vereinbarte Reihenfolge gibt, auf die ich mich im Verlauf berufen kann. Nun weiß ich, womit wir starten.

Schritt 4: Bearbeiten / Besprechen

Es geht nun daran, das erste Thema der Liste zu besprechen. In der Regel stelle ich als Moderator*in das Thema vor oder bitte den Themen-Owner kurz zu erläutern, worum es bei dem Thema geht und was die Zielsetzung ist, mit der ein Thema besprochen werden soll. Wenn es etwa um Marketing-Ideen geht, möchte ich wissen, worum es demjenigen, der das Thema vorgeschlagen hat, ganz konkret geht. Angenommen, Lars hat dieses Thema eingebracht, könnte er nun sagen: „Mir geht es heute darum, zunächst aufzuzeigen, welche Marketingmaßnahmen derzeit laufen, um im Anschluss darüber nachzudenken, was wir zusätzlich noch machen könnten.“ Dies ist etwas anderes, als wenn Lars die bestehenden Maßnahmen diskutieren und verbessern wollen würde. Je enger der “scope”, also das, worum es konkret gehen wird, gefasst ist, umso leichter wird es. Als Moderator*in achte ich darauf, dass jeder zu Wort kommt und jeder beim Thema bleibt. Immer in Hinblick auf das Ziel der Besprechung. Wenn ein Thema durch ist oder die Zeit für ein Thema abgelaufen, werden die nächsten Schritte festgehalten.

Schritt 5: Planen

Ich starte nicht das nächste Thema, ehe ich das erste “eingetütet” habe. Ich frage also in die Runde: “Nun, wir haben etwas über die bestehenden Maßnahmen erfahren und weitere Maßnahmen-Ideen gefunden. Gibt es eine Idee, die wir konkret weiter verfolgen sollen. Falls ja, meldet euch bitte im Chat, damit ich euch aufrufen kann.” Nun meldet sich Claudia und macht einen Vorschlag für eine konkrete Maßnahme zum weiteren Vorgehen im Thema. Wenn die Gruppe damit einverstanden ist, notiert der Moderator – in Abstimmung mit der Gruppe – die nächsten Schritte anhand einer konkreten Maßnahme. Gut eignet sich dafür die Frage: “Was machen wir konkret zu Thema XY? … in unserm Falle “Marketing”? Dann fülle ich die Felder.

“Was?” machen wir, “Wozu?” machen wir es, “Wer?” kümmert sich von uns darum, “Wann?” wird es erledigt sein, und “Check?” wie erfahren wir vom Ergebnis?

Danach geht es mit dem zweiten Thema auf der Liste weiter … nicht jedoch, bevor nicht eine fünf- bis zehnminütige Pause den Teilnehmenden ermöglicht hat, einmal durchzuatmen. Gerne lade ich die Teilnehmenden dazu ein, den Rechner und Raum dazu zu verlassen – jedoch bitte pünktlich in 10 Minuten zurück zu sein.

Sind alle wieder da, geht es mit dem nächsten Thema weiter und so weiter, bis alle Themen besprochen und alle nächsten Schritte geplant sind.

Im letzten Schritt, schließe ich ab.

Schritt 6: Abschließen

Nun geht es mir darum, nochmals alle kurz zu Wort kommen zu lassen. Ich bedanke mich bei allen und stelle eine letzte Frage an die Runde, die einen “Check-Out” ermöglicht. Zum Beispiel “Wenn ich daran denke, wie es mit dem Thema weiter geht, dann habe ich das Gefühl, dass …?” Oder “Mit dem Ergebnis des heutigen Zusammentreffens bin ich …? eher zufrieden oder wäre noch Luft nach oben gewesen?“

Nachdem jeder an der Reihe war, vielleicht genau in entgegengesetzter Reihenfolge zur Einstiegsrunde, beende ich formal das Meeting und wir gehen auseinander.

(5) Fazit

Nach meiner Erfahrung haben Online-Meetings, wenn sie gut geplant, vorbereitet und strukturiert durchgeführt werden, eine enorme Wirkkraft. Und sollte Ihnen eine der genannten technischen Möglichkeiten nicht zur Verfügung stehen, so bin ich mir sicher, gelingt Ihnen die ein oder andere kreative Abwandlung, um auch Ihr Meeting professionell und erfolgreich zu moderieren. Ich hoffe, Sie haben einige Tipps mitgenommen und Mut gefasst, für Ihre anstehenden, virtuellen Treffen.

Falls Sie sich professionelle Unterstützung wünschen, so kommen Sie jederzeit gerne auf uns zu! Wir beraten Sie gerne zum Thema, trainieren Ihr Team oder moderieren Ihr Online-Meeting.

Viel Erfolg wünscht Ihnen, Ihr,

David Seifert & das Team von MODERATIO

Buchtipp: www.onlinebuch.moderatio.com

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Wie die SixSteps®-Moderation Zusammenarbeit ermöglicht
Vergleicht man die Meetingkulturen, also die Erwartungshaltung an Meetings, deren Inhalte und den Ablauf sowie die Herangehensweise und Arbeitsweise innerhalb von Meetings zwischen Amerika und Europa, so lässt sich eine grundsätzlich verschiedene Herangehensweise feststellen. Sogar die Meetingkultur in Asien, genauer Japan, ist der europäischen viel ähnlicher, als die amerikanische.

Meetings in den USA werden überwiegend dazu genutzt, die anderen Teilnehmer über etwas zu informieren, also den selben Wissensstand bei den anwesenden Teilnehmern herzustellen, oder diese von etwas zu überzeugen. Es wird in Meetings also häufig präsentiert. Im Gegensatz dazu werden Meetings in Europa (und in Teilen Asiens) häufiger dazu genutzt, gemeinsam an Problemstellungen zu arbeiten und Lösungen zu finden. Manager in Europa beklagen sich jedoch darüber, dass die amerikanische Meetingkultur Einzug hält in Europa. In Online-Meetings beispielsweise hat man häufig kaum eine andere Wahl. Manager und Moderatoren hierzulande quälen sich, das europäische Meeting-Modell in WebEx, Skype und Co. anzuwenden, was mangels passender Werkzeuge oft nicht oder nur sehr schwer möglich ist.

Das amerikanische Meeting-Modell
Von außen betrachtet werden Meetings in den USA häufig als „aggressiv“ beschrieben. In Meetings liefern sich Teilnehmer manchmal einen regelrechten Schlagabtausch in Diskussionen einzelner Inhalte. Es wird begrüßt, wenn alle relevanten Themen offen und direkt angesprochen werden, auch, wenn man manchmal persönliche Beziehungen dabei aufs Spiel setzt. Dies wirkt auf Kulturen recht eigenartig, deren Anspruch es ist, in Meetings möglichst harmonisch und diplomatisch zu agieren. Oft wird dieses Vorgehen in anderen Kulturkreisen als ein bösartiger, persönlicher Angriff interpretiert, was es natürlich nicht ist. Es ist vielmehr eine Eigenart amerikanischer Kommunikation in Meetings und wird als richtigen Schritt gesehen, ein wichtiges Thema anzusprechen. Unter Zeitdruck stehende, amerikanische Geschäftsleute haben keine Zeit für vage, diplomatische Formulierungen, wie sie typischer Weise in England oder Japan zu finden sind.

In amerikanischen Meetings werden häufig vor dem Meeting ausgearbeitete Lösungen präsentiert und abgestimmt. Man erwartet, dass diese Präsentationen nicht nur relevant und gut recherchiert sind, sondern auch überzeugend, engagiert und positiv vorgetragen werden. Meetings im Allgemeinen und vorwiegend die, in denen etwas präsentiert werden soll, werden als Chance gesehen, Eindruck zu machen – das ist vor allem dann wichtig, wenn man persönlich vorankommen möchte.

Untersucht man die verfügbaren Funktionen amerikanischer Meeting-Software, so stellt man fest, dass diese ausgereifte Tools bereit stellen, im Teilnehmerkreis etwas zu präsentieren, beispielsweise über Screen-Sharing, Application-Sharing oder das Hochladen von Dateien verschiedenster Formate, von Video, über PowerPoint bis hin zu PDF und einfachen Dokumenten. Sie stellen allerdings kaum Tools zur Zusammenarbeit zur Verfügung.

Das europäische Meeting-Modell
Stellt man nun das Verhalten von Gruppen in Meetings im europäischen Raum dem gegenüber, so würden Meetings von außen betrachtet häufig als sehr förmlich gesehen werden. Den Meetingteilnehmer ist es wichtig, dass sie und Ihre Beiträge in Meetings wertgeschätzt werden und gleichrangig neben denen der anderen Meetingteilnehmer stehen. Alle möchten möglichst ins Meetinggeschehen einbezogen werden. Der Meetingleiter ist daher bemüht, Betroffene zu Beteiligten zu machen. Dabei spielen in moderierten Meetings beispielsweise die Erfahrungen der alltäglichen Mitarbeiter „von der Basis“ ebenso eine entscheidende Rolle, wie die Beiträge eingeladener Experten zum Thema, welche womöglich eine vollkommen andere Sicht mitbringen. Probleme werden so gemeinsam erörtert und jeder ist an der Lösungssuche beteiligt, Wenn beim Meinungsaustausch jeder zu Wort kommt, kann es leicht passieren, dass einige Teilnehmer bei Ihren Beiträgen ausschweifen oder sogar vom Thema abkommen. Dann werden Meetings häufig zäh und führen im schlimmsten Fall sogar zu keinen Ergebnissen. In einem Wort: Zeitverschwendung.

Das bedeutet also Schwerstarbeit für einen Moderator in Meetings mit hoher Mitwirkung der Beteiligten. Er sorgt dafür, das Meeting „im Fluss“ und am Thema zu halten, auch und gerade, wenn jeder zu Wort kommen möchte. Alle Teilnehmer sollten dabei möglichst den gleichen Redeanteil haben. Zudem ist es von entscheidender Bedeutung, wesentliches zu visualisieren, damit Beiträge und Entscheidungen für jeden nachvollziehbar festgehalten werden. Der Moderator arbeitet dabei stets ziel- und ergebnisorientiert in Abstimmung mit der Gruppe. So kann durch die Zusammenarbeit aller, auch bei komplizierten Problemen, am Ende ein optimales Ergebnis entstehen, das jeder mitträgt und die Belange aller Beteiligten berücksichtigt.

Dieses Vorgehen hört sich nach Leistungssport und sehr anstrengend an. Kann es auch werden, wenn man nicht die richtigen Tools zur Verfügung hat. Ein einfaches, aber wirkungsvolles Modell zur Strukturierung von Meetings bietet daher die SixSteps® Facilitation. Sie ermöglicht es, ein Meeting strukturiert, Schritt für Schritt zu moderieren und erleichert es so dem Moderator, den Überblick zu behalten und typische Fallstricke im Meeting zu vermeiden.

Die SixSteps® Facilitation – ein Überblick
Die SixSteps® Moderation nach Josef W. Seifert schlägt vor, Meetings in sechs typische Meeting-Schritte zu gliedern. In jedem Schritt stehen passende Methoden zur Zusammenarbeit zur Verfügung. Folgt der Moderator diesem Vorgehen und nutzt er die einzelnen Tools und Techniken, hat er ein Meta-Modell an der Hand, das ihm ermöglicht, über den gesamten Meeting-Verlauf alle/s im Blick und unter Kontrolle zu behalten.

Der Moderator durchläuft dabei die Schritte „1 Einsteigen“, „2 Sammeln“, „3 Auswählen“, „4 Bearbeiten“, „5 Planen“ und „6 Abschließen“. Jede dieser Phasen hat ein bestimmtes Ziel.

Im Einsteigen wird dafür gesorgt, dass die Teilnehmer erst einmal Zeit haben, anzukommen. Der Moderator gibt den Teilnehmenden Orientierung über Thema und Zielsetzung des Meetings.

Im Schritt „Sammeln“ wird entweder die vorhandene Agenda vorgestellt, oder diese zusammen mit den Teilnehmern erstellt. Danach ist klar, an welchen Themen gearbeitet werden soll. Es wird vermieden, gleich mit der Türe ins Haus zu fallen oder anders ausgedrückt: Man verschafft sich zunächst einen Überblick, um zu klären, welche Themen anstehen.

Im Schritt „Auswählen“, wird zusammen mit den Teilnehmern entschieden, woran vorrangig gearbeitet werden soll. In welcher Reihenfolge vorgegangen wird, entscheidet also die Gruppe. So ist es für einzelne schwieriger, sich hervor zu tun und die Energie der Gruppe bündelt sich im weiteren Vorgehen.

Nach dieser Entscheidung wird im Schritt „Bearbeiten“ nun inhaltlich an einem Thema nach dem anderen gearbeitet bzw. diskutiert. In diesem Schritt stehen eine Menge Visualisierungstechniken zur Verfügung, um die „Gesprächsstruktur“ abzubilden und Kernaussagen festzuhalten. So können Doppeldiskussionen und Schleifen vermieden werden. Auch ein kurzer Informationsinput mittels Präsentation kann hier Bestandteil sein.

Ergebnisse werden dann im nächsten Schritt, „Planen“ in einen Maßnahmenplan oder ein Task-Board überführt. Damit ist sichergestellt, dass Ergebnisse sofort dokumentiert werden und die nächsten Schritte vereinbart wurden.

Im Abschließen geht es darum, das gemeinsam Erreichte zu reflektieren und zu würdigen, ehe das Meeting beendet wird. So kann bereits für das nächste Meeting Verbesserungsbedarf abgeleitet und zeitnah umgesetzt werden.

Dieses Vorgehen ermöglicht das europäische Meetingmodell, indem zusammen Probleme gelöst und Ideen gefunden werden und gibt dabei Hilfestellung, sich nicht zu verzetteln.

Das Arbeiten nach der SixSteps® Moderation kann dabei entweder mit herkömmlichen Medien wie Flipcharts und Moderationwänden angewendet werden, oder digital, mit Hilfe der Moderationssoftware SixSteps®. Die Softwarelösung stellt damit eine sehr junge und gleichzeitig interessante Alternative zu etablierten Lösungen aus den USA dar und passt zudem auf das hierzulande anzutreffende Modell. Wenn Sie dieses Vorgehen kennenlernen möchten, so können Sie dies auf den Seiten von MODERATIO oder unter www.sixsteps.com. Wir würden uns freuen, von Ihnen zu hören.

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